Burocracia: Es el conjunto de procesos y reglas que controlan el día a día de una organización. la palabra tiene origen en los procesos de gobierno, pero es completamente aplicable en las empresas, especialmente en grandes organizaciones que deben administrar el trabaje de miles de personas.
Es importante entender que la burocracia es importante y benéfica
para las empresas. Sin ella, los
procesos administrativos estarían sujetos a interpretaciones de los empleados y
existiría mucha in eficiencia en todas las actividades. La dificultad en
gestionar las tares impediría el crecimiento de algunas empresas al tamaño que
tienen hoy.
Imagina como sería cuidar de una empresa como Ford, con sus
300 mil empleados en todo el mundo, sin reglas administrativas claras y
estrictas. En tu empresa, independiente de su tamaño, la idea es la misma.
Debes tener procesos que controlen desde el pago de sueldos hasta la compra de
papelería.
La aplicación incorrecta de la burocracia lleva al
burocratismo. Esto puede ser visto cuando son creadas más reglas que lo
necesario para que el proceso funcione bien y sea controlado. También vemos
burocratismo cuando una persona abusa del poder sobre un proceso para obtener
beneficios propios.
Por ejemplo, si trabajas en una empresa con 30 empleados, no
tiene sentido que el proceso de compra de una computadora deba pasar por la
firma de 3 personas y quede en aguardo de una análisis del departamento de
compras
En resumen, si los procesos administrativos de la
organización causan más problemas de los que resuelven, estos cayeron en el burocratismo.
En tu empresa, recuerda que los procesos burocráticos deben
ser definidos para que no lleguen al burocratismo. Esto no es complicado, pero
exige atención a cosas que muchas veces son dejadas de lado porque el liderazgo
se preocupa con asuntos más “nobles”.
Algunas formas de reducir el burocratismo son:
1. Reduce la
estructura jerárquica.
2. Simplifica los
procesos.
3. Descentraliza
las tareas.
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